Introducido por Google el 24 de abril de 2012, Drive es el sustituto de Google Docs, un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Cada usuario cuenta con 15 gigabytes de espacio gratuito para almacenar sus archivos, ampliables mediante pago.
Es accesible por su página web desde ordenadores y dispone de aplicaciones para iOS y Android, que permiten editar documentos y hojas de cálculo.
Si bien solemos usar Drive como solución ofimática en la nube, sobre todo para crear y modificar los documentos colaborativamente, esta herramienta permite que podamosrealizar otras acciones que seguro no conoces.
El pasado mes de marzo, Google Drive anunció un par de nuevas herramientas de edición de imágenes para Google Slides y Drawings. Estas nuevas herramientas permiten recortar imágenes, aplicar máscaras y agregar marcos a los cuales se les puede cambiar el color de sus líneas. De este modo, con un poco de ingenio y buen gusto, podemos mejorar las imágenes en presentaciones.
Sí como lo lees, también en Drive tienes la posibilidad de disponer de complementos. Estos complementos se desarrollan en Google Apps Script, lenguaje de scripting que se integra con Google Docs, Spreadsheets y Forms para expandir sus funcionalidades. De manera muy similar como hacemos con las extensiones, una vez activemos estos complementos serán tratados dentro de las mismas como un menú desplegable “Add-ons”. Una vez los tengas instalados, aparecerán en todos tus documentos.
Google explicó, que los nuevos complementos pueden ayudar a crear e imprimir etiquetaspara envíos por correo con gran facilidad. También puedes crear una bibliografía sin abandonar Google Drive, enviar e-mails personalizados al conectarlo a servicios como Mailchip y solicitar aprobación de documentos.
A veces, resulta difícil realizar un seguimiento del historial de cambios que se efectúan en archivos y carpetas. En Google Drive, puedes hacer un seguimiento de la actividad de elementos concretos que se hayan creado o subido a “Mi unidad”.
Una vez estés en Google Drive:
Entre los tipos de actividad en archivos y carpetas que aparecen en esta vista se incluyen:
Para cada fecha en la que exista actividad, se incluye una nota del usuario que hizo el cambio y los archivos, carpetas o colaboradores que se han visto afectados por dicho cambio.
Además, si has seleccionado archivos específicos para comprobar su actividad, puedes hacer clic en Detalles, al lado de Actividad en el cuadro que aparece, para revisar y realizar cambios rápidamente en la configuración del documento. Entre esta configuración se incluyen las opciones de uso compartido, las descripciones de elementos, la ubicación de las carpetas y la fecha y hora de la última modificación.
Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones de Google Drive tienen un panel de historial de revisión que permite ver de un vistazo todos los cambios que ha realizado en un documento cada colaborador. Aunque no funciona exactamente como una herramienta de control de cambios, el historial de revisión te permite ver y volver a versiones anteriores de tus documentos, hojas de cálculo, presentaciones o dibujos, así como ver qué colaboradores han realizado cambios en cada una de las versiones.
Para acceder al historial de revisiones, sigue estos pasos:
En los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones de Google Drive, las revisiones se agrupan en periodos de tiempo breves, para que resulte más sencillo para el usuario identificar las ligeras diferencias entre versiones anteriores de los documentos. Si quieres ver revisiones más detalladas, haz clic en el botón Mostrar revisiones más detalladas en la esquina inferior derecha del documento.
Google lanzó hace un tiempo una actualización a sus hojas de cálculo de Drive, que permite crear y editar sin conexión a Internet. Tal como ocurre con otras aplicaciones offline de Google, las modificaciones hechas se sincronizarán con Drive cuando cuentes con conexión a Internet.
Lo primero que debemos hacer es configurar nuestro navegador para utilizar Google Drive offline, no sin antes saber que el siguiente método solo funciona si tenemos el navegador Chrome o un dispositivo que funcione bajo Chrome OS.
Os dejamos una lista de los atajos de teclado para Google Drive:
Selección
Ir a diferentes vistas
Aplicación
Crear Documentos de Google
Muestra Menús
Acciones
Los usuarios de Mac deberán cambiar el Ctrl por la tecla comando (⌘) y el Alt por la tecla de opción.
Si va a compartir algo de Drive con otra persona, puedes personalizar la configuraciónpara cada tipo de acceso que tienes con cada persona. Por ejemplo, puedes permitir o prohibir a alguien hacer comentarios o ediciones.
Cuando alguien envía cualquier archivo adjunto por correo electrónico, se puede guardar directamente a una unidad dentro de Drive. Sólo es necesario pasar el ratón sobre el archivo adjunto y seleccionar la opción indicada.
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